[余世维 有效沟通] II

前面有介绍过,有效沟通的原理和原则等理论,这这一讲中,我从余老师所讲的内容里,归纳了几点并做了一下自我理解:

沟通的过程是一个编码和解码的过程。

编码(coding)就是如何把你想要表达的信息用一种方式表达出来。

解码(decoding)就是听者在听到你讲的内容之后如何去理解。

所以,沟通的第一步是要编码,如果编码都不正确,就更谈不上理解的正确性了。

于是,影响编码的4个条件也是影响沟通的条件:

  • 技巧:大家都知道,说话就是一种技巧。为什么同样一件事情,有的人跟你说,就会让你觉得很恼火;而有的人跟你说,你就会觉得,嗯,不错,就是真么回事。我们生活中不免会碰到很多这种情况。有时候,我们自己都会埋怨对方为什么不能换种方式讲话呢?所以,讲话的技巧是第一步。
  • 态度:大家总说态度决定一切,尽管余老师是以甲午中日战争为例,是以“到口的肉没有咽下去,痛苦的很”来说明态度的其实是沟通的一种筹码。其实,态度可以涵括多个角度。对人说话,是否是一种诚恳的态度,博得对方的认可和信任?在一种剑拔弩谈判环境中,一种强势的态度难道不是一种必要么?在犹豫不决的会议尾声,难道一个当机立断的态度不是一种必要么?所以,什么样的态度也取决于什么样的一种沟通环境。
  • 知识:是必要条件。一个人有着对公司产品的丰富的专业知识,一个管理者有着管理方面的最先进的管理知识,一个决策者要了解目前最先进的市场形势等等。这些都是体现了知识的重要性。
  • 社会文化背景:在沟通之前,我们一定要了解沟通对象所在的深会文化背景。即便不需“入乡随俗”,但是从对方地生活习惯,思维习惯入手,进行沟通一定会达到事半功倍的目的。

在从编码到解码的过程中,我们会经常发现扭曲这个现象。也就是说,通常编码者要表达的信息在传递到解码者的时候,大部分的内容已经在图中被扭曲了。而在扭曲的这个环节中,余老师着重讲了开会这个案例,即我们所谓的“文山会海”。

我们中的大多数人,都深恶痛绝着开会。在学校的时候就是,老师在上面开会,校长在上面开会,而同学们就只能呆呆地坐在下面一言不发。到了公司,同样又是,主任开会,经理开会,主席开会,反正一说到开会大家都会认为,就是坐着听就可以了。如此一来,会议就如形同虚设一般,并没有达到我们预期的目的。

所以余老师,在这里对开会做了很值得我们大家学习的7W原则:

  1. 谁参加:可以分为“必须参加”和“随意参加”。事关这次开会议题的人,是“必须参加”,而这些必须参加的人,就已定要发言。而“随意参加”,就是有的人想听听,就来听听,听完就可以走人,发布发言不时强制要求。余老师,甚至连会议室的布置都改了,类似于国外法庭的布局。
  2. 谁主持:主席,导言人和观察员。
  3. 谁控制:主席控制全场的会议秩序,因为主席是最有威严的;导言人是控制会议时间,因为会议的主要内容是导言人主持的;观察员是控制会议全场的,因为他通常是纵观整个会议议程。
  4. 谁先发言:正确的流程应该是:由下而上,由外而内。总经理是应该做总结以及陈述性的工作。之前的讨论以及发言都是由下面的人发起的。
  5. 谁负责和谁追踪:一个会议不可能开完了就完了。会议的记录,会议结论的贯彻和实施都要有人监督的。
  6. 谁在浪费时间:会议要讲求效率,而不是漫无目的地开上几个小时而没有任何结果。
  7. 谁结论:就算再艰难的议题,在最后大家都没有讨论出好的解决方案的时候,总经理也要事先把自己准备好的答案,当作一种解决方案提出,这是作为不时之需。当然,上面的人要充分相信下面员工的聪明才智的。


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