[余世维 有效沟通] II

前面有介绍过,有效沟通的原理和原则等理论,这这一讲中,我从余老师所讲的内容里,归纳了几点并做了一下自我理解:

沟通的过程是一个编码和解码的过程。

编码(coding)就是如何把你想要表达的信息用一种方式表达出来。

解码(decoding)就是听者在听到你讲的内容之后如何去理解。

所以,沟通的第一步是要编码,如果编码都不正确,就更谈不上理解的正确性了。

于是,影响编码的4个条件也是影响沟通的条件:

  • 技巧:大家都知道,说话就是一种技巧。为什么同样一件事情,有的人跟你说,就会让你觉得很恼火;而有的人跟你说,你就会觉得,嗯,不错,就是真么回事。我们生活中不免会碰到很多这种情况。有时候,我们自己都会埋怨对方为什么不能换种方式讲话呢?所以,讲话的技巧是第一步。
  • 态度:大家总说态度决定一切,尽管余老师是以甲午中日战争为例,是以“到口的肉没有咽下去,痛苦的很”来说明态度的其实是沟通的一种筹码。其实,态度可以涵括多个角度。对人说话,是否是一种诚恳的态度,博得对方的认可和信任?在一种剑拔弩谈判环境中,一种强势的态度难道不是一种必要么?在犹豫不决的会议尾声,难道一个当机立断的态度不是一种必要么?所以,什么样的态度也取决于什么样的一种沟通环境。
  • 知识:是必要条件。一个人有着对公司产品的丰富的专业知识,一个管理者有着管理方面的最先进的管理知识,一个决策者要了解目前最先进的市场形势等等。这些都是体现了知识的重要性。
  • 社会文化背景:在沟通之前,我们一定要了解沟通对象所在的深会文化背景。即便不需“入乡随俗”,但是从对方地生活习惯,思维习惯入手,进行沟通一定会达到事半功倍的目的。

在从编码到解码的过程中,我们会经常发现扭曲这个现象。也就是说,通常编码者要表达的信息在传递到解码者的时候,大部分的内容已经在图中被扭曲了。而在扭曲的这个环节中,余老师着重讲了开会这个案例,即我们所谓的“文山会海”。

我们中的大多数人,都深恶痛绝着开会。在学校的时候就是,老师在上面开会,校长在上面开会,而同学们就只能呆呆地坐在下面一言不发。到了公司,同样又是,主任开会,经理开会,主席开会,反正一说到开会大家都会认为,就是坐着听就可以了。如此一来,会议就如形同虚设一般,并没有达到我们预期的目的。

所以余老师,在这里对开会做了很值得我们大家学习的7W原则:

  1. 谁参加:可以分为“必须参加”和“随意参加”。事关这次开会议题的人,是“必须参加”,而这些必须参加的人,就已定要发言。而“随意参加”,就是有的人想听听,就来听听,听完就可以走人,发布发言不时强制要求。余老师,甚至连会议室的布置都改了,类似于国外法庭的布局。
  2. 谁主持:主席,导言人和观察员。
  3. 谁控制:主席控制全场的会议秩序,因为主席是最有威严的;导言人是控制会议时间,因为会议的主要内容是导言人主持的;观察员是控制会议全场的,因为他通常是纵观整个会议议程。
  4. 谁先发言:正确的流程应该是:由下而上,由外而内。总经理是应该做总结以及陈述性的工作。之前的讨论以及发言都是由下面的人发起的。
  5. 谁负责和谁追踪:一个会议不可能开完了就完了。会议的记录,会议结论的贯彻和实施都要有人监督的。
  6. 谁在浪费时间:会议要讲求效率,而不是漫无目的地开上几个小时而没有任何结果。
  7. 谁结论:就算再艰难的议题,在最后大家都没有讨论出好的解决方案的时候,总经理也要事先把自己准备好的答案,当作一种解决方案提出,这是作为不时之需。当然,上面的人要充分相信下面员工的聪明才智的。

跳出盒子

跳出盒子一般我在书店里挑书的时候,最最不会关注地就是所谓的畅销书,尤其是管理类的畅销书.为什么呢?这类书通常是以一种对话的方式为结构的,然后在整个对话中,反复反复地在强调某种理论,或要么肯定要么否定的内容来铺开.首先,我异常讨厌这种结构.

其次,凡是畅销书,貌似异常畅销,无非就是在封面上写上全球已经发售多少多少册,或者谁谁大力推荐,或者某某的读后感和前言,这些无非是广告效应,就算凭着这些吸引了眼球,可是书的内容却往往令人大跌眼镜.所以,我为自己拿出时间看这样一本书,感到愧疚.

全书就是围绕"自欺"展开的,然后列举了一些不是很准确的例子进行了论证.其实所谓的"自欺"是一种本能,或者直接说是"自我"的表现.难道不是么?

在座飞机的时候,为了自己能够拥有舒适的位子和足够的空间,就霸占着旁边的位子,然后把所有陆续登机寻找座位的人都看成了对自己的一种威胁,这不就是自私的一种表现么?而那位让出位子的女士,也无非是细心一点,观察到了巴德夫妇的需求,而换一下位子对于这位女士来说已没什么大不了的,或许她很并不需要两个位置的大空间,或许她反而认为有一个人在她旁边坐着她还会感觉到安全呢?Who Knows?我乘飞机时候没有遇到这种情况,一般都是换了登机牌对号入座的,(我没有想到国外的飞机还是可以抢座位的和霸占座位的)所以,也不用担心谁占了你的位置,或者你是否能够抢到两个位置之类的情况.不过,我在大学时坐公交车的时候,我就会经常遇到这种情况:那个时候学校的情侣还是比较多的,通常两个人都是希望能够座在一起的,而这时候如果我发现把我的位置给他们让出,他们就可以坐在一起的时候,我也会毫不犹豫地让出我的座位,成全两个人坐在一起.其实,这就叫做举手之劳.其实,根本就不是什么跳出盒子还是困在盒子的事情.

还说道汤姆由于员工乔伊斯没有在得到允许的前提下,擅自使用那个会议室,并把白板上面的内容擦掉了。于是,汤姆就大发雷霆的训斥了乔伊斯。

首先,会议室又不是汤姆的办公室,尽管他经常会到这个会议室来思考问题。可是,未必所有的员工都知道这个情况。对于一些平时不太积极,也不是很主动的基层员工来说,很少人会注意到这个情况。如果,汤姆把会议室外面的牌子换成汤姆第二办公室,我想乔伊斯也就不会那么大胆地跑进经理的第二办公室去开什么会议了。所以,最先打破规则的是汤姆而不是乔伊斯。是汤姆总是自己一个人霸占着会议室,进行所谓的思考问题或者解决问题的活动。可是,办公室为什么就不行呢?如果没有白板,难道就不能增加一个白板在自己的办公室么?而公司设置会议室又是干什么呢?难道除了汤姆他自己,其他人就不能够使用么?这是一种多么自私,自我的表现而忽视他人的存在。

其次,作为乔伊斯,她则完全没有主动积极地问问这间办公室前面的会议是谁在用的,白板上的内容是谁写的,还有没有用?她完全忽略了这些关键问题的询问。或许,她只要发挥一点点地主动性,或者只要一点点地细心,从写白板这个人(汤姆)的角度考虑一下,或者,她能够稍微尊重一下这些成果,也就不至于把白板擦掉,而招致汤姆的一顿冷训。

再次,汤姆的秘书也有责任,如果别人不知道汤姆会用那间会议室,那么汤姆的秘书肯定会知道。而如果这个时候,在乔伊斯准备用会议室的时候,秘书能够主动的沟通一下,想必也不会发生这种情况。

所以,这完全不是汤姆一个人的问题,因为只要其他人稍微细心那么一点,就可以让这件事情不发生;或者说这也是汤姆一个人的问题,问题是他如果没有用这个会议室就什么都不会发生了。可是,最后的结果说明了什么?这并不是自欺的行为,而是一种自我的行为。

等等,等等。

我完全不明白自欺体现在哪里?甚至知道现在都不明白所谓的盒子是指什么?归根到底,你在做一件事情的时候,只要不完全被自我所控制,而是换个角度从对方来思考一下,就可以更游刃有余的解决问题了。整本书,归根到底就是这个意思。